Formalne zasady eksploatacji Systemu Wymiany Informacji (SWI) określają porozumienia pomiędzy Stronami oraz Regulamin SWI
Regulują one zasady i zakres wykorzystania SWI w komunikacji pomiędzy stronami Porozumienia, odpowiedzialność prawną każdej ze stron, a także wymagania techniczne i organizacyjne niezbędne do umożliwienia wymiany informacji za pośrednictwem systemu. Porozumienie oraz Regulamin SWI ustalają również zasady i kryteria uznawania poświadczeń elektronicznych (podpisu elektronicznego) za równoważne podpisom odręcznym złożonym przez umocowanych prawnie przedstawicieli stron. Porozumienie i Regulamin SWI ogranicza zakres zastosowania takich poświadczeń wyłącznie do wymiany dokumentów pomiędzy Stronami.
Uczestnik zawiera z KDPW S.A., w ramach kodu instytucji, Porozumienie regulujące zasady wymiany dokumentów za pomocą udostępnionych przez KDPW S.A. w ramach Systemu Wymiany Informacji (SWI) systemów komunikacji elektronicznej: ESDI/WEB, ESDK oraz Systemu Obsługi Komunikatów SWIFT. Każdy Uczestnik musi posiadać dostęp do systemu ESDI/WEB, Uczestnik może również wskazać inne systemy komunikacji elektronicznej (ESDK, System Obsługi Komunikatów SWIFT). W zależności od tego, z jakich systemów komunikacji elektronicznej Uczestnik będzie korzystać zobowiązany jest dostarczyć odpowiednie pełnomocnictwa i oświadczenia, zgodne ze wzorami zawartymi w odpowiednich załącznikach do Regulaminu SWI.
Uczestnik musi również wybrać jeden z dostępnych systemów komunikacji elektronicznej, jako kanał podstawowy, którym będzie otrzymywał od KDPW S.A. dokumenty systemowe i złożyć w tym zakresie deklarację w KDPW.
Scenariusze obsługi dla nowych Uczestników
Uczestnik w kdpw_stream będzie używał tylko systemu ESDI/WEB
- Przesłanie do KDPW Porozumienia SWI (podpisanego przez osoby reprezentujące Uczestnika oraz parafowanego na wszystkich stronach);
- Przesłanie do KDPW wypełnionej i podpisanej Deklaracji wyboru systemu komunikacji elektronicznej;
- Przesłanie przez KDPW do Uczestnika jednego egzemplarza podpisanego Porozumienia SWI;
- Przesłanie do KDPW pełnomocnictwa zgodnego ze wzorem z załącznika nr 2 podpisanego przez osoby reprezentujące Uczestnika;
- Przesłanie do KDPW formularza certyfikacyjnego zgodnego ze wzorem załącznika nr 3 podpisanego przez osobę mającą posiadać certyfikat w ESDI/WEB;
- Poinformowanie przez KDPW Uczestnika o możliwości odbioru wyposażenia kryptograficznego;
- Odbiór wyposażenia za potwierdzeniem - dostarczenie wypełnionego oświadczenia zgodnego ze wzorem z załącznika nr 4 oraz podpisanie tego oświadczenia osobiście w siedzibie KDPW (w obecności Głównego Poręczyciela).
Uczestnik w kdpw_stream będzie korzystał z systemu ESDK
- Przesłanie do KDPW Porozumienia SWI (podpisanego przez osoby reprezentujące Uczestnika oraz parafowanego na wszystkich stronach);
- Przesłanie do KDPW wypełnionej i podpisanej Deklaracji wyboru systemu komunikacji elektronicznej;
- Przesłanie przez KDPW do Uczestnika jednego egzemplarza podpisanego Porozumienia SWI;
- Przesłanie do KDPW pełnomocnictwa zgodnego ze wzorem z załącznika nr 2 podpisanego przez osoby reprezentujące Uczestnika;
- Przesłanie do KDPW formularza certyfikacyjnego zgodnego ze wzorem załącznika nr 3 podpisanego przez osobę mającą posiadać certyfikat w ESDI/WEB i ESDK;
- Poinformowanie przez KDPW Uczestnika o możliwości odbioru wyposażenia kryptograficznego;
- Odbiór wyposażenia za potwierdzeniem - dostarczenie wypełnionych oświadczeń zgodnych ze wzorem z załącznika nr 4 oraz podpisanie tych oświadczeń osobiście w siedzibie KDPW (w obecności Głównego Poręczyciela).
Uczestnik w kdpw_stream będzie korzystał z Systemu Obsługi Komunikatów SWIFT
- Przesłanie do KDPW Porozumienia SWI (podpisanego przez osoby reprezentujące Uczestnika oraz parafowanego na wszystkich stronach);
- Przesłanie do KDPW wypełnionej i podpisanej Deklaracji SWI
- Przesłanie do Uczestnika jednego egzemplarza podpisanego Porozumienia SWI;
- Przesłanie do KDPW pełnomocnictwa zgodnego ze wzorem z załącznika nr 5 podpisanego przez osoby reprezentujące Uczestnika wraz z notarialnie poświadczoną kopią dokumentu tożsamości;
- Przesłanie do KDPW Deklaracji wyboru funkcjonalności Systemu Obsługi Komunikatów SWIFT w zakresie komunikatów MT (ISO podpisanej przez osoby reprezentujące Uczestnika;
- Poinformowanie Uczestnika przez KDPW o poprawności dokumentów.
Istnieje możliwość udzielenia pełnomocnictwa innemu podmiotowi. Należy wtedy przesłać pełnomocnictwo zgodne z wzorem zawartym w załączniku nr 2a do Regulaminu SWI oraz pełnomocnictwa zgodne z wzorem z załącznika nr 2b dla osób mających posiadać certyfikaty.
W przypadku konieczności zmiany uprzednio wybranego kanału podstawowego, którym Uczestnik będzie otrzymywał dokumenty systemowe od KDPW, może on wnioskować do KDPW o dokonanie takiej zmiany składając Deklarację zmiany kanału podstawowego.
W związku z wyodrębnieniem przez KDPW obszarów funkcjonalnych:
1/ identyfikacja tożsamości akcjonariuszy spółki giełdowej,
2/ obsługa walnych zgromadzeń,
KDPW wskazuje jako kanał podstawowy dla tych obszarów – system komunikacji elektronicznej ESDK. W przypadku potrzeby wskazania przez Uczestnika jako kanału podstawowego w ramach danego obszaru funkcjonalnego, innego systemu komunikacji elektronicznej niż wskazany powyżej, Uczestnik może wnioskować o zmianę kanału podstawowego składając Deklarację zmiany kanału podstawowego w ramach wyodrębnionego obszaru funkcjonalnego. Deklaracja dotycząca środowiska testowego powinna zawierać obok wskazania właściwego obszaru funkcjonalnego określenie „testy”.
Ponieważ jako kanał podstawowy dla ww. obszarów wskazany został system ESDK:
- uczestnik, który chce albo musi (gdyż nie ma zestawionego ESDK) dla danego obszaru otrzymywać komunikaty innym kanałem komunikacyjnym (SWIFT, ESDI/WEB) musi złożyć Deklarację zmiany kanału podstawowego w ramach wyodrębnionego obszaru funkcjonalnego;
- dodatkowo uczestnik, który chce dla danego obszaru funkcjonalnego otrzymywać komunikaty za pośrednictwem sieci SWIFT, jeśli nie ma zestawionego takiego połączenia, musi takie połączenia zestawić;
- uczestnik który ma zestawione połączenie ESDK i ESDK wskazany został jako kanał podstawowy, i nie chce nic zmieniać w komunikacji w zakresie ww. obszarów funkcjonalnych, nie musi podejmować żadnych działań.